Experte zum Thema Bewertungsmatrizen und Bewertungsmethoden


Ich helfe Ihnen auch bei schwierigen Fragestellungen.

Analysen
Beratung
Gutachten
Workshops

Das wirtschaftlichste Angebot

In Vergabeverfahren muss nicht zwingend das billigste Angebot den Zuschlag erhalten. Die Wirtschaftlichkeit bestimmt sich vielmehr nach dem besten Preis-Leistungs-Verhältnis. Und hier kann die Leistungsstärke (Qualität, Innovation, Nachhaltigkeit, etc.) der Angebote eine wesentliche Rolle spielen.

Die Wahl der Bewertungsmethode (Zuschlagsformel) ist dabei in der Regel kein neutraler Vorgang, sondern hat Einfluss darauf, welches Angebot den Zuschlag erhält. Ebenso hat die Wahl der Notenskalen für die verschiedenen Zuschlagskriterien einen größeren Einfluß auf die Wirtschaftlichkeit als meistens gedacht wird. Zwischen Zuschlagsformel, Notenskala und Gewichtung bestehen Wechselwirkungen, so das eine isolierte Betrachtung der Gewichtung von Preis und Leistung nicht der wahren Gewichtung entspricht.

Des Weiteren hat jede Bewertungsmethode ihre Schwächen, was in manchen Fällen nicht zum wirtschaftlich sinnvollsten Angebot führt.

Meine Dienstleistungen für Bieter

Für Wirtschaftsunternehmen bedeutet die Teilnahme an einer Ausschreibung in der Regel einen nicht unerheblichen Aufwand und einen finanziellen Invest. Umso wichtiger ist aus Bietersicht ein faires und transparentes Verfahren. Bei Ausschreibungen, bei denen neben dem Preis auch die Leistungsstärke (Qualität, Innovation, Nachhaltigkeit, etc.) eine Rolle spielt, sehen viele Bieter vor lauter Bäumen sehr oft den Wald nicht mehr. Die Gewichtung von Angebotspreis und Leistungspunktzahl hat einen entscheidenden Einfluss auf den Begriff der Wirtschaftlichkeit. Durch die Bekanntmachung der Gewichtung sollen die potenziellen Bieter erkennen, ob sie ihre Angebote preisoptimiert, leistungsoptimiert oder in einem ausbalancierten Verhältnis von Preis und Leistung anbieten sollen. Die veröffentlichten Gewichte sind allerdings manchmal mehr Schein als Sein.

Analysen

  • Analyse der Ausschreibungsunterlagen auf das Vorhandensein aller notwendigen Informationen zur Bewertungsmethode und Aufzeigen fehlender Informationen/Parameter inklusive Formulierung eventueller Bieterfragen, um die fehlenden Informationen/Parameter zu erhalten.
  • Analyse der Bewertungsmethode/Bewertungsmatrix mit Fokussierung  auf wahre Gewichtung vs. scheinbare Gewichtung, Eigenschaften und Fallstricke der Bewertungsmethode, Möglichkeiten für die Angebotsoptimierung.

Ihr Vorteil: Mit der Analyse kann man die Chancen einer Ausschreibungsteilnahme besser einschätzen und bekommt wertvolle Hinweise für die Angebotsoptimierung.

Gutachten

Mit Hilfe der von mir entwickelten und anerkannten Diagrammformen zur Visualisierung der Zusammenhänge von Preis, Leistung und Gewichtung wird die Bewertungsmatrix und Bewertungsmethode der betreffenden Ausschreibung detailliert unter den folgenden Aspekten analysiert.
  • Transparenz
  • Gleichbehandlung und
  • Wettbewerb
Dabei wird untersucht, 
  • ob alle notwendigen Angaben zur Bewertungsmethode transparent veröffentlicht wurden,
  • ob die gewählte Zuschlagsformel und die gewählten Notenskalen für die betreffende Ausschreibung überhaupt geeignet ist,
  • ob Alibi-Kriterien in der Ausschreibung vorhanden sind,
  • ob durch die gewählten Kriterien und deren Gewichtung eine versteckte Diskriminierung vorhanden ist,
  • ob versteckte Wertungsverzerrungen vorhanden sind und
  • welche wahre und scheinbare Gewichtung vorhanden ist.

Ihr Vorteil: Das Gutachten zeigt mathematisch fundiert die  Schwachstellen der Bewertungsmethode und eventuelle Diskriminierungen auf und helfen bei der Argumentation von Rügen und Nachprüfungsverfahren.

Meine Dienstleistungen für Auftraggeber

Mitarbeiter von Vergabestellen unterschätzen häufig den Einfluss, den die im Vergabeverfahren vorgegebenen Zuschlagskriterien und Wertungssysteme sowohl auf die Gestaltung der eingehenden Angebote als auch auf das Ausschreibungsergebnis haben.

Jede Bewertungsmethode hat ihre Schwächen, was in manchen Fällen nicht zum wirtschaftlich sinnvollsten Angebot führt. Um Überraschungen zu vermeiden, ist es notwendig die Schwächen der Bewertungsmethoden zu kennen und sich davor zu schützen. Des Weiteren stellt sich die Frage, welche Informationen zu den Bewertungsmethoden den Bietern notwendigerweise zu Verfügung gestellt werden müssen, um das Grundprinzip der Transparenz zu erfüllen.

Workshop

Basierend auf einer vorhandenen Leistungsbeschreibung 
  • Analyse der Leistungsanforderungen, 
  • Verständnis für die Mindestanforderungen, 
  • Verständnis dafür, was das optimale System ist sowie ein Herausarbeiten des wirtschaftlichsten Systems,
  • Herausarbeiten, welche Randbedingungen es gibt und in welchem Verhältnis Preis und Leistung zueinander stehen,
  • Differenzierung zwischen Ausschluss- und Bewertungskriterien,
  • notwendige Mindestanforderungen, 
  • Gewichtung der Bewertungskriterien, 
  • mögliche Notenskalen für die Bewertungskriterien.
Dies findet zusammen mit dem Kunden in Form eines ein- oder mehrtägigen Workshops statt.

Erarbeitung einer Bewertungsmatrix und Bewertungsmethode

Nachbereitung des Workshops zur Erstellung der Bewertungsmatrix. Aus den Ergebnissen des Workshops werden verschiedene Bewertungsmethoden, Kriterien, Gewichtungen und Benotungssysteme angewendet sowie Ausschreibungsszenarien durchgespielt, um die für die Ausschreibung optimalen Parameter sowie Gewichtungen für die Bewertungsmethode zu finden.

Ihr Vorteil: Bewertungsmatrix als Excel-Datei und Ausschreibungstext zur Erklärung der Bewertungsmethode für die Ausschreibungsunterlagen, Dokumentation der Bewertungsmatrix und Bewertungsmethode.

Analyse einer bestehenden Bewertungsmatrix und Bewertungsmethode

  • Analyse der Ausschreibungsunterlagen auf das Vorhandensein aller notwendigen Informationen zur Bewertungsmethode, Aufzeigen fehlender Informationen/Parameter und Empfehlungen zur Veröffentlichung aller notwendigen Informationen/Parameter inklusive Text für die Ausschreibungsunterlagen.
  • Analyse der Bewertungsmethode/Bewertungsmatrix mit Fokussierung auf wahre Gewichtung vs. scheinbare Gewichtung, Eigenschaften und Schwachstellen der Bewertungsmethode.
  • Empfehlungen zur Verbesserung der Bewertungsmethode zum Schutz vor Störangeboten, die die Auswertung und damit auch die Zuschlagsentscheidung nachhaltig beeinflussen können.

Ihr Vorteil: Die Analyse zeigt Ihnen die Schwachstellen der gewählten Bewertungsmethode und gibt klare Hinweise und Empfehlungen zur Verbesserung und Schutz der Ausschreibung.

Gutachten

Mit Hilfe der von mir entwickelten und anerkannten Diagrammformen zur Visualisierung der Zusammenhänge von Preis, Leistung und Gewichtung wird die Bewertungsmatrix und Bewertungsmethode der betreffenden Ausschreibung detailliert unter den Aspekten
  • Transparenz
  • Gleichbehandlung und
  • Wettbewerb
analysiert. Dabei wird untersucht, 
  • ob  alle notwendigen Angaben zur Bewertungsmethode transparent veröffentlicht wurden,
  • ob die gewählte Zuschlagsformel sowie die gewählten Notenskalen für die betreffende Ausschreibung überhaupt geeignet sind,
  • ob Alibi-Kriterien in der Ausschreibung vorhanden sind,
  • ob durch die gewählten Kriterien und deren Gewichtung eine versteckte Diskriminierung vorhanden ist,
  • ob versteckte Wertungsverzerrungen vorhanden sind und
  • welche wahre und scheinbare Gewichtung vorhanden ist.
Wird das Gutachten im Rahmen einer Rüge oder eines Nachprüfungsverfahrens erstellt, geht das Gutachten auch auf die erhobenen Vorwürfe des Bieters zur Bewertungsmethode bzw. zur konkreten Bewertungssituation ein.

Sie brauchen einen Experten zum Thema Bewertungsmatrizen und Bewertungsmethoden zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots?

Kontaktieren Sie mich gerne. Ich freue mich über Ihre Anfrage.

kontakt@praxisratgeber-vergaberecht.de +49 (0) 6151 – 278 3990 +49 (0) 6151 – 278 3991

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